Rabu, 14 April 2010

Komunikasi Efektif dalam Organisasi

I. PENDAHULUAN
1.1. latar Belakang
Banyak kasus pada perusahaan yang timbul disebabkan oleh salah komunikasi (miss communication). Delegasi wewenang tidak jalan, salah mengerti perintah yang diberikan, membuat keputusan tanpa dukungan informasi bawahan yang tepat, merupakan beberapa contoh kesalahan informasi yang terjadi pada suatu organisasi.
Pada makalah ini akan dibahas proses komunikasi, cara peningkatan ketrampilan berkomunikasi dalam organisasi serta kunci efektif komunikasi. Komuniksi perlu dipikirkan sebagai alat kontrol yang dapat menambah efektifitas manajemen.
1.2. Batasan Masalah
Makalah ini dibatasi penulisannya pada komunikasi dalam organisasi, terutama yang berhubungan dengan efektifits komunikasi sebagai alat pengaturan organisasi.

1.3. Tujuan Penulisan Makalah
Penulisan makalah ini bertujuan untuk membahas komunikasi dalam organisasi serta penerapannya pada kasus
1.4. Metodologi Penelitian
Paper ini menggunakan data kualitatif dan analisis dilakukan dengan menggunakan alat deskriptif analitis.
1.5. Sistematika Pembahasan
Pada bagian satu dibahas latar belakang pentingnya komunikasi dalam perusahaan, batasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika pembahasan. Pada bagian dua dibahas komunikasi dalam organisasi berupa definisi dan proses komunikasi, atensi dan comprehension, arah komunikasi dalam organisasi, meningkatkan ketrampilan berkomunikasi, dan kunci manajemen efektif dengan menggunakan alat komunikasi. Bagian terakhir membahas kasus yang dihadapi American Airline di salah satu negara cabangnya di Meksiko.

II. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Kemampuan berkomunikasi secara efektif merupakan tuntutan bagi manajer yang ingin sukses. Seluruh fungsi manajemen yang penting tergantung pada efektifitas komunikasi diantara para manajer dan bawahannya dalam melakukan koordinasi aktivitas. Begitu pula dalam melakukan pemotivasian kepada karyawan, melaksanakan penilaian prestasi kerja karyawan dalam hal ini memberikan umpan balik kepada karyawan, dan membuat keputusan bisnis yang penting, perlu masukan dari bawahan.
Mintzberg menyatakan bahwa seorang menajer berperan dalam komunikasi pada organisasinya , antara lain sebagai :
a.interpersonal roles, yaitu manajer berfungsi sebagai ‘figurehead’ dn pemimpin dalam organisasi. Pada peran ini manajer berinteraksi dengan bawahan, supplier, konsumen dan sesama manajer pada organisasinya
b. informational roles, yaitu manajer mencari informasi dari manajer se level, bawahan dan kontak personal lain yang berhubungan dan mempengaruhi tugas dan tanggung-jawabnya. Manajer juga menyebarkan informasi yang penting dan menarik bagi seluruh unit dalam organisasinya
C. Decisional roles, yaitu aktivitas komunikasi manajer dalam mengimplementasikan proyek baru, mengatasi masalah, dan mengalokasikan sumber daya yang ada dalam organisasinya kepada seluruh anggota unit dan departemen. Keputusan yang dibuat tersebut berdasarkan informasi yang diterma manajer dan pada akhirnya manajer menginformasikan keputusan yang dibuatnya kepada anggota organisasi.(Stoner & Freeman;1989:522)
2.1. Definisi dan Proses Komunikasi
Dalam makalah ini akan dibahas komunikasi dalam organisasi. Komunikasi menurut Arnold & Feldman (1986:154) didefinisikan sebagai pertukaran informasi diantara orang-orang dalam organisasi. Sedangkan Robbins (2001:284) menyatakan bahwa komunikasi merupakan proses transfer dan pengertian dari sesuatu yang memiliki arti. Newstorm mengartikan komunikasi sebagai transfer informasi dari satu orang ke orang yang lain. (1998:48). Dari berbagai definisi di atas kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi merupakan suatu transfer informasi dari satu orang ke orang yang lain dalam suatu organisasi.
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam organisasi. Ada dua alasan mengapa komunikasi yang efektif penting dalam organisasi. Antara lain (Stoner & Freeman; 1989:521) :
1. Komunikasi merupakan proses dimana manajer melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasi-an, kepemimpinan dan pengawasan.
2. Komunikasi merupakan aktivitas yang paling banyak menghabiskan waktu seorang manajer.
Tujuan dilakukannya komunikasi yang efektif antara lain adalah:
· Untuk pelaporan pelaksanaan tugas
· Untuk pemberian instruksi kepada bawahan
· Untuk koordinasi antar aktivitas
· Dapat memberikan ekspresi emosi pada hubungan sosial dalam perusahaan, dan lain-lain
Adapun proses komunikasi digambarkan sebagai berikut : sumber (sender) melakukan pengkodean pesan (encoding) dan mengirimkan pesan (message) kepada penerima pesan (receiver), melalui suatu saluran (communication channel) dan penerima melakukan pengkodean kembali (decoding). Sementara itu kadang-kadang pesan tidak dapat diterima dengan baik karena adanya gangguan (noise) dalam komunikasi. Bila digambarkan, proses komunikasi berjalan sebagai berikut :
Gambar 1
Proses Komunikasi
Sumber : Stephen P Rabbins ( 2007: 324)
2.2. Atensi & Comprehension
Setiap hari seorang manajer dipenuhi dengan memo, surat, panggilan telefon, koran, program televisi dan radio dan percakapan. Untuk itulah seorang manajer perlu menyaring segala informasi yang diterimanya dan mengubahnya menjadi input bagi komunikasi efektif dalam organisasinya.
Empat faktor kunci yang mempengaruhi komunikasi agar dapat menarik perhatian, yaitu ( Arnold & Feldman; 1986: 115):
a. jumlah komunikasi yang diterima
b. posisi dalam saluran komunikasi formal
c. posisi dalam saluran komunikai informal
d. informasi itu sendiri
Jumlah informasi yang diterima dapat mempengaruhi efektifitas komunikasi, misalnya pada kondisi information overload tentu informasi yang diterima kurang efektif atau sebagian tidak sampai.Bila terdapat gangguan komunikasi (background noise) komunikasi juga menjadi kurang efetif.
Saluran komunikasi formal berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi dengan adanya penyaringan informasi (filtering) baik ke arah bawah atau ke atas.Filtering ke atas terjadi bila bawahan bersifat ambisius atau sangat kompetitif diantara mereka.
Jaringan informasi informal yang berpengaruh terhadap perhatian yang diperoleh pengguna komunikasi antara lain level hierarkhi, adanya gate keepers serta lokasi geografis pengirim pesan dan penerima pesan. Kebanyakan orang pada level yang lebih tinggi menerima komunikasi informal seperti gosip, informasi personal atau rumor lebih banyak dibandingkan orang pada level yang lebih rendah. Gatekeepers yaitu orang yang lebih banyak kontak dengan pihal di luar organisasi juga cenderung mengembangkan komunikasi informal, begitu juga orang yang secara geografis dekat dengan pusat organisasi akan lebih banyak terima informasi informal dibanding yang jauh dari pusat atau terisolasi.
Pesan itu sendiri berpengaruh karena intensitasnya, apakah pesan itu sesuatu yang baru, dan pentingnya informasi tesebut secara informal. Pertama, kebanyakan informasi baru lebih menarik perhatian daripada sesuatu yang sudah umum. Kedua, bila orang menerima informasi yang penting bagi dirinya, tentu pesan ini lebih menarik dari jenis pesan yang lain. Ketiga, intensitas pesan mempengaruhi atensi penerima misalnya manajer memerintahkan untuk tindakan segera, tentu akan lebih diperhatikan.
Comprehension atau dimengertinya suatu pesan merupakan hal yang penting. Tiga hal yang menentukan pengertian karyawan terhadap pesan yang disampaikan yaitu : ( Arnold & Feldman; 1986:159)
a. Semantik dari pesan itu sendiri
Semantik terdiri dari jargon atau istilah yang digunakan, arti simbol yang tidak jelas, asosiasi simbol yang tidak diinginkan dan faktor non verbal
b. Persepsi dari orang yang menerima pesan
Contoh dari persepsi antara lain stereotyping, projection dan penyederhanaan/ simplifikasi.
c. Kesempatan atau umpan balik antara pengirim pesan dengan penerima pesan dalam berkomunikasi.
Ini termasuk cara agar peserta komunikasi bersedia bicara, mau mendengar dengan empati dan lain-lain.
2.3. Arah Komunikasi
Arah komunikasi dalam organisasi bisa ke bawah , lateral atau ke atas.
a. Komunikasi yang mengalir dari satu level organisasi yang lebih tinggi ke level lainnya disebut komunikasi ke bawah. Sebagai contoh, bila seorang manajer memberi perintah kepada bawahanya.
b. Komunikasi lateral terjadi antara level yang sama dalam organisasi. Komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota pada level hirarkhi organisasi yang sama. Komunikasi lateral ditujukan untuk koordinasi.
c. Komunikasi ke atas mengalir dari level yang lebih rendah. Biasanya digunakan untuk memberikan feedback /umpan balik, menginfor- masikan kemajuan pencapaian tujuan, dan membahas masalah yang sedang dihadapi.
2.4. Meningkatkan ketrampilan berkomunikasi
Seorang manajer dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik saat menjalankan tugasnya.
Dalam berkomunikasi tersebut manajer juga perlu mengatasi berbagai hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan tersebut antara lain (Newstorm & Davis; 1998:55) terdiri dari tiga faktor :
1. Personal Barriers
Hambatan personal merupakan interferensi komunikasi yang muncul karena adanya emosi manusia, values (nilai), kebiasaan mendengar yang buruk, perbedaan pendidikan,suku, jenis kelamin, status sosial ekonomi, dan faktor-faktor lain. Hambatan personal ini menimbulkan psychological distance, yaitu perasaan terpisah secara emosional dengan orang-orang yang berada dekat secara fisik.
2. Physical Barriers
Hambatan fisik merupakan interferensi komunikasi yang terjadi di lingkungan tempat komunikasi tesebut berlangsung. Contohnya antara lain bila saat terjadi komunikasi tedapat suara bising atau sangat kerjas, sehinga pesan tidak sampai/terdengar. Contoh lain misalnya terjadi hambatan dalam berkomunikasi karena taeknologi yang digunakan, misalnya suara yang diterima hilang atau terputus-putus, maka tersebut tidak sampai dengan baik atu bahkan dapat memberi arti yang berbeda.
3. Semantics
Semantik adalah ilmu mengenai arti kata sebagai pelengkap phonetics, yaitu ilmu mengenai bunyi/suara.Hampir seua komunikasi berbentuk simbol, apakah dari kata, gambar atau tindakan. Hal ini dapat mengakibatkan timbulnya arti yang berbeda.
Untuk beberapa alasan diatas itulah skill atau ketrampilan berkomunikasi diperlukan. Adapun cara meningkatkan ketrampilan berkomunikasi antara lain (Robbins; 2001:302-303):
1. Gunakan berbagai saluran komunikasi
Dengan menggunakan saluran komunikasi yang berbeda kita dapat meningkatkan kejelasan suatu pesan. Misalnya dengan surat dan telefon. Mengulang pesan yang sama dengan saluran yang berbeda juga menguatkan pesan selain itu menurunkan kemungkinan distorsi. Orang juga memiliki perbedaan dalam menyerap informasi. Ada yang lebih mudahmengerti pesan lewat surat, lainnya lebih menyukai oral communication.
2. Sesuaikan pesan dengan audiensnya
Dalam organisasi, berbeda orang membutuhkan informasi yang berbeda pula.Informasi yang penting untuk bagian akuntasi mungkin tidak begitu perlu untuk bagian pemasaran.latar belakang kultur mungkin juga dapat menyebabkan penerimaan terhadap isi pesan berbeda, sehingga pesan perlu disesuaikan dengan bahasa,dan kultur setempat.
3. Berempatilah dengan orang lain
Dalam berkomunikasi verbal kita perlu berempati dengan orang yang diajak berkomunikasi. Kita harus memperhatikan kebutuhan, persepsi, sikap,dan emosi. Ini dapat dilakukan dengan memilih saluran komunikasi dan kata-kata yang tepat.
4. Ingat nilai dari komunikasi tatap muka bila berhubungan dengan perubahan.
Dalam kondisi perubahan, karena mengalami ketidak pastian maka dapat timbul kecemasan. Untuk itu lebih dianjurkan komunikasi dilakukan dalam bentuk tatap muka.
5. Praktekkan mendengar secara aktif
Mendengar membutuhkan perhatian, interpre-tasi, dan mengingat stimuli bunyi. Mendengar secara aktif dapat diusahakan dengan : melakukan kontak mata,menggeleng bila tidak atau mengangguk bila mengerti, berusaha tidak menyela, dan tanyakan bila tidak mengerti.
6. Sesuaikan ucapan dan tindakan
Tindakan lebih besar dampaknya dari pada bicaa. Bagi manajer, inkonsistensi dapat memberi dampak pada kredibilitas. Sebagai contoh bila seorang atasan mengatakan bahwa pintunya selalu terbuka, tetapi bila diajak bicara bawahan selalu melihat ke jam tangannya, ini memberikan pesan yang berbeda.
7. Gunakan Grapevine
Grapevine sebagai komunikasi informal tetap digunakan bawahan, sehingga manajer lebih baik menerima keberadaanya dan ikut menggunakan. Ini dapat digunakan baik sebagai filter maupun mekanisme feedback dengan cara menekankan pada issue yang penting dan relevan serta menanamkan pesan yang ingin disampaikan manajer kepada bawahan.
8. Gunakan umpan balik
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Meskipun demikian kadang terjadi hanya satu arah, oleh sebab itu kita membutuhkan umpan balik, terutama pada komunikasi ke bawab (downward communication)
2.5. Kunci kepada Manajemen Efektif
Strategi untuk membuat komunikai dalamorganisasi berjalan lebih efektif adalah sebagai berikut (Arnold&Feldman;1986:171):
1. Manajer perlu secara efektif mengontrol alur informasi.
a. gunakan prinsip eksepsi.
b. Antri, beri prioritas
c. Waktu kritis, komunikaikan saat penting.
d. Kurangi isolasi terhadap bawahan.
2. Manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasinya dengan meningkatkan redundancy dan repetisi.
3. Manajer harus berusaha mengurangi ambiguitas pada komunikasinya
4. Sebaiknya manajer menggunakan komunikasi tatap muka sebanyak mungkin
5. Manajer sebaiknya mencegah pendengar dalam perilaku defensif
6. Sebaiknya manajer menyatakan keberatan dan argumen dalam berkomunikasi dengan cara langsung.

III. KASUS AMERICAN AIRLINE
Kasus komunikasi ini terjadi pada Perusahaan American Airlines. Jim Tuchman yang merupakan kepala operasi AA di Mexico City airport merasa frustrasi oleh sikap karyawan setempatnya. Tucman telah 3 bulan sejak ditransfer dari Dalls ke Mexico City dan masih mengalami hambatan dalam mengerti style kerja pegawai setempat. Karyawannya menolak perubahan yang dibuat,dan tidak memiliki apresiasi tehadap ketepatan jadwal.
Demikian juga sebaliknya dengan karyawan setempat, mereka tidak menyukai Tucman, yang dianggap tidak sensitif terhadap kebutuhan karyawan, caranya berteriak dalam memberi perintah, dan menyebabkan banyak stress.
Tucman sendiri dibebani oleh berbagai tujuan yang dibebankan dari operasional pusat. Tujuan tersebut antara lain meningkatkan ketepatan waktu, produktivitas dan customer service.
Sebenarnya kesalahan Tucman adalah dalam cara berkomunikasinya dengan bawahan. Seharusnya bawahan diberitahu tentang tujuan atau target baru yang harus dicapai AA cabang Mexico City. Sebaliknya Tucman juga harus mendengarkan usulan cara pencapaian target tersebut, ssesuai dengan cara yang diinginkan bawahan.
Untuk meningkatkan efektifitas komuniksinya, sebaiknya Tucman melakukan komunikasi dua arah dengan cara active listening. Tucman tidak seharusnya menyebabkan bawahannya berperilaku defensif, yaitu memberikan kritik dan masukan dengan cara yang lembut/tidak kasar, dan membuat pendengarnya merasa nyaman. Cara berikutnya adlah dengan menyatakan keberatan dan argumennya secara ‘head-on’ (langsung). Paparkan kedua sisi positif & negatif argumennya dan buat rekomendasi tindakan secara eksplisit.

IV. KESIMPULAN
Komunikasi merupakan alat yang penting dalam menjalankan fungsi manajerial seorang manajer. Setiap tindakan manajer, dari mulai perencanaan sampai pengawasan membutuhkan komunikasi yang efektif. komunikasi yang dilakukan dengan memperhatikan atensi dan comprehension serta arah komunikasi dalam organisasi. Manajer juga perlu untuk meningkatkan ketrampilan berkomunikasinya sehingga dapat mengambil tindakan manajerial secara efektif dengan menggunakan alat komunikasi.



DAFTAR PUSTAKA

Hugh J Arnold & Daniel C Feldman ; 1986: Organizational Behavior, McGraw-Hill Book Co, New York.

James A F Stoner & R Edward Freeman; 1989: Management; Prentice Hall Inc, New Jersey.

John W Newstorm & Keith Davis; 1998: Organizational Behavior : Human Behavior at work; McGraw-Hill Book Co, New York

Stephen P Robbins; 2006: Management; 8th edition Prentice Hall Inc, New Jersey.

Stephen P Robbins; 2003: Organizational Behavior, 11th edition, Prentice Hall Inc, New Jersey.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar